Niezależnie od branży każda firma musi określić swoje cele i sposoby ich realizacji. A to oznacza uporządkowanie działań w ramach procesów. Bo procesy to standaryzacja mająca na celu podnoszenie efektywności, eliminację błędów, redukcję kosztów oraz kontrolę związanych z nimi wskaźników. I w tym zakresie większość firm sobie radzi. Bo to jasno przemawia i generuje „cyferki”.
Kolejnym ważnym elementem są ludzie. Ktoś te określone zadania musi wykonać. Ktoś je musi nadzorować, ktoś korygować. Zasadniczo żaden proces nie zrobi się sam. I tutaj jest już nieco więcej braków. Bo często zapomina się o tym, jak ważnym zasobem są ludzie, jak bardzo nie da się ich przełożyć tylko na „cyferki”. Jak wiele ukrytych kosztów może generować niewłaściwe zarządzanie ludźmi.
Ale na koniec trzeba pamiętać o tym, że oba te elementy musi połączyć ten najważniejszy czynnik – właściwa komunikacja. Bo możesz mieć super procesy, ale jeśli ich odpowiednio nie skomunikujesz – nie zadziałają. Możesz mieć świetny zespół ludzi, ale bez właściwej komunikacji nie podążą oni tam dokąd sobie życzysz i nie osiągną założonych celów.
Jako lidzie komunikujemy się od zawsze. Wydawać by się mogło, że to najprostsza rzecz na świecie. Dlaczego zatem tak wiele problemów w pracy często wynika właśnie z błędów komunikacyjnych? W teorii proces komunikacji wygląd tak: nadawca nadaje komunikat do odbiorcy. Nadawca powinien być świadomy swojego przekazu oraz intencji. Odbiorca natomiast odpowiada za interpretację komunikatu, jego zrozumienie oraz reakcję.
Okazuje się jednak, że w praktyce wcale nie jest to takie proste i oczywiste dla wszystkich.
Czy zdajesz sobie sprawę z tego, że skuteczna komunikacja polega na współpracy nadawcy i odbiorcy? Że obie strony muszą być jednakowo zaangażowane w cały proces, żeby można było osiągnąć sukces? Mówiąc prosto: obie strony muszą chcieć się porozumieć.
Bo skutecznej komunikacji muszą towarzyszyć pewne kluczowe elementy:
– umiejętność słuchania (bo komunikacja to nie tylko Twój monolog);
– jasność i precyzja przekazu (używanie prostego języka i dostosowanie się do odbiorcy);
– empatia (chęć zrozumienia sytuacji drugiej strony);
– komunikacja niewerbalna (spójna z przekazem werbalnym);
– radzenie sobie z konfliktami (wasze zdania mogą się różnić);
– otwartość na feedback (bo on powinien się również pojawić).
Tylko w takich warunkach możemy lepiej zrozumieć siebie nawzajem, przekazywać sobie informacje i rozwijać się zawodowo. Bez tego ani rusz. Bez tego nie zrealizujesz żadnego zadania, nie ruszysz do przodu, nie osiągniesz nic. Dlatego warto zastanowić się, gdzie być może popełniane są błędy.
Może wymagania nie są jasno precyzowane? Może brakuje informacji zwrotnej? Może do pracowników przemawia się językiem zarządu i nikt tego nie rozumie? A może po prostu druga strona ma dziś zły dzień i to wpływa na odbiór przekazu?
Czasem rozwiązanie jest bardzo proste. Tylko trzeba chcieć.